Dokumentace uvnitř společností je v dnešní době velmi různorodá. Jedná se jak o dokumenty v papírové, tak i elektronické podobě. Dokumenty jsou zároveň hlavním zdrojem informací dle kterých společnost realizuje vlastní obchodní procesy. S neustále rostoucím množstvím těchto dokumentů a zároveň velkým množstvím různých formátů dokumentů, roste potřeba dokumenty po jejich zpracování řídit pro následnou archivaci, zpětné vyhledání nebo naopak vyřazení z pohledu legislativy nebo interních směrnic. V dnešní době je archivace dokumentů bez jasně stanoveného řádu velkým rizikem, které vede ke zpomalení obchodních procesů firmy, navýšení nákladů a zároveň k rizikům plynoucím ze zpětně nedohledatelné informace z dokumentu.
Elektronický archiv dokumentů nabízí řešení pro správu a archivaci veškerých dokumentů společnosti. Dochází zde k elektronickému oběhu dokumentů a jejich vzájemnému sdílení v souladu s legislativními požadavky a interními směrnicemi. Elektronický archiv dokumentů umožňuje zpracovat a dlouhodobě archivovat libovolné množství dokumentů se zajištěním čitelnosti a prokazatelnosti po desítky let.
Základní přínosy:
- Dokumenty v elektronické podobě
- Ukládání a sdílení dokumentů
- Dlouhodobá archivace dle legislativy
- Správa uživatelských práv pro práci s dokumenty
- Zpětné dohledání dokumentu
- Evidence pohybu napříč společností
- Vytváření auditních zpráv o manipulaci s dokumenty
- Převod elektronických dokumentů do archivačních formátů
- TIFF a PDF/A formát dle standardů ISO
- Elektronický podpis a časové razítko
Společnost INFOMATIC využívá pro svá řešení správy obsahu a elektronického archivu primárně produkty od společnosti Microsoft. Vzhledem k dlouholeté zkušenosti z oblasti zpracování a správy dokumentů jsou konzultanti v našem týmu schopni provést analýzu i v případě, kdy již společnost vlastní řešení elektronického archivu a přesto vás zaujala některá řešení pro další rozšíření systému z nabídky společnosti INFOMATIC. V případě zájmu o tuto problematiku kontaktujte obchodní oddělení, které s vámi zkonzultuje vaše požadavky a následně vám předvede konkrétní řešení vhodné pro vaši společnost.
