Elektronická komunikace je dnes pojmem, skloňovaným všude a ve všech pádech. Dostupné připojení do internetové sítě, dostupné počítače a softwarové vybavení – to vše umožnilo její masivní rozšíření. V podnikové sféře je dnes samozřejmostí využívaní elektronické pošty, postupně vytlačující korespondenci papírovou. V podnicích, a zejména na úřadech, je však stále velmi málo využíván tzv. elektronický oběh dokumentů. Bohužel i v podnikatelské sféře je běžné, že většina dokumentů obíhá v papírové formě. Příčinou je bezesporu určitá konzervativnost a nechuť měnit letité návyky. Přitom ti, kteří ve své firmě elektronický oběh dokumentů využívají, mohou jednoznačně potvrdit: elektronický oběh dokumentů šetří firemní finance a čas jejích zaměstnanců. Nehledě k jasnému hledisku ekologickému.
Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti:
- První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem (zejména ISO) a dalších dokumentů. U dokumentů můžeme evidovat změny, tzv. řízená dokumentace, nebo pouze archivovat aktuální verzi, tzv. neřízená dokumentace.
- Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v podnikovém informačním systému a s účetní evidencí společnosti. Nejjednodušší je příklad došlé faktury, jež se naskenuje a připojí k faktuře vytvořené v podnikovém informačním systému. Naskenovaná, elektronická podoba faktury pak směřuje ve formě tzv. workflow k odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako například akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., dle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.
Workflow pro středně velké i menší firmy
Přínos elektronického oběhu dokumentů je samozřejmě jiný pro zaměstnance a jiný pro manažery. Zaměstnanci se většinou zpočátku změně brání, ale po zavedení elektronického oběhu rychle zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Manažerům a majitelům pak tento systém přináší zefektivnění práce jejich zaměstnanců i lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů. A samozřejmě také úsporu financí. Elektronický oběh dokumentů, zejména workflow, je dnes již vyžadován i v segmentu středně velkých, případně menších firem. Oběh dokumentů je v každé firmě poněkud odlišný a odráží nastavení firemních procesů. Proto je potřeba informační systém těmto procesům přizpůsobit. Většinou se jedná o přidání definovaných kroků, představujících stav dokumentu (pořízeno/akceptováno/schváleno...), přidání externích akcí nastavujících příslušné stavy či odesílajících e-maily s upozorněním odpovědným osobám na povinnost provedení jim příslušné akce procesu. Dále je nezbytné nastavit práva pro příslušné procesy odpovědným osobám. Tyto osoby pak naleznou ve svých worklistech dokumenty, které čekají na provedení příslušné akce.
Workflow v celkovém procesu automatizace zpracování faktur
Pro jednodušší pochopení následující text popisuje příklad použití workflow při automatizaci finančního procesu zpracování došlých faktur. Faktura do společnosti přijde poštou. Je převzata podatelnou nebo recepcí, kde je zanesena do systému. Pracovnice recepce současně naskenuje originál faktury a po následném automatickém vytěžení dat je faktura předána do prostředí workflow. Systém naváže osobu odpovědnou za akceptaci faktury a pomocí definovaného kroku pošle dokument příslušnému zaměstnanci. Ten najde dokument ve svém worklistu a může jej posunout dál. Vedle worklistu je možné také nastavit e-mailové připomenutí, které přijde odpovědné osobě ve formě e-mailu s odkazem na příslušný dokument. Pak stačí poklepat na odkaz v e-mailu a spustí se systém s příslušnou fakturou. Akce, kterou má zaměstnanec provést v rámci procesu zpracování faktury, může být například „Akceptace faktury“, tedy kontrola správnosti údajů na faktuře. Následujícím krokem v procesu může být schválení, zpravidla prováděné nadřízenou osobou. Poté následuje cesta faktury do účtárny (samozřejmě elektronicky), její zaúčtování a nakonec vystavení platebního příkazu. Z popsaného procesu je patrné, že papírový dokument přijde do rukou pouze pracovníkům podatelny. Všichni ostatní zaměstnanci, odpovědní za zpracování dokumentu, již pracují s elektronickou podobou a využívají funkcí systému. Na první pohled je tedy vidět zjednodušení procesu zpracování v jednotlivých krocích (pouhé spuštění funkce), možnost rychlé kontroly a s tím spojená úspora času a financí.
