1. Zeit ist Geld
Heutzutage, wo Zeit ein teures Gut in unserem Leben ist, versuchen Unternehmen, Zeit bei den Routinetätigkeiten ihrer Mitarbeiter zu sparen. Die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter steigt, die Anforderungen an ihre Qualifikationen steigen, und es besteht die Notwendigkeit, über die Verteilung ihrer Arbeitsbelastung nachzudenken, auch angesichts des Arbeitskräftemangels auf dem Markt. Heutzutage ist es so Digitale Transformation („DX“) Das Phänomen der Zeit und ermöglicht die vollständige Digitalisierung von Unternehmen und Büros und die Digitalisierung von Dokumenten ist einer der Bestandteile der DX-Strategie und die Möglichkeit, Zeit zu sparen, gerade in Form der Reduzierung der notwendigen Verwaltungsvorgänge durch die Papierform von Dokumenten und deren Verbreitung innerhalb des Unternehmens.
2. Höhere Effizienz für niedrigere Kosten
Alle Dokumente, auf die von einem PC, einer Workstation oder einem Mobiltelefon aus zugegriffen werden kann, die Möglichkeit, nach einem Dokument anhand eines klar definierten Index oder sogar anhand des darin angegebenen Inhalts zu suchen und Dokumente innerhalb von Minuten ohne komplexe Suche mit Kollegen zu teilen - all dies sind die Grundbausteine einer funktionalen Lösung für die Digitalisierung von Dokumenten, die Ihnen letztendlich zu mehr Effizienz und damit zu niedrigeren Kosten führt. Die Mitarbeiter einer Organisation sind in der Lage, mehr Arbeit effizienter und mit einer deutlich niedrigeren Fehlerquote zu erledigen. Menschen können monotone Arbeit loswerden und so ihre Lebensqualität bei der Arbeit und damit ihre Produktivität steigern.
3. Was soll digitalisiert werden?
Dokumente digitalisieren und dann können wir Informationen aus beliebigen Dokumenten extrahieren (z. B. Rechnungen, Serviceblätter, Lieferscheine, Verträge, Kundendokumentation, Quittungen, Richtlinien usw.). Die Menge an Dokumenten, die Sie täglich zur Hand haben müssen, um die Aufzeichnungen in einer Organisation am Laufen zu halten, kann entmutigend sein. In größeren Unternehmen betrifft die Aufbewahrung von Aufzeichnungen häufig Lagerhäuser, bei kleineren Unternehmen können Papierdokumente schnell aus den Büroräumen herauswachsen. Die sofortige Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumente spart Geld, Zeit und Speicherplatz.
4. Was ist als Nächstes?
Nachdem Sie das Dokument beispielsweise durch Scannen weitergegeben haben Dokumentenscanner oder Handy oder Tablet, das Dokument kann nach vorbestimmten Spezifikationen sortiert und dann in eine vorgegebene Umgebung übertragen werden. Auf Dokumente kann auch jederzeit und überall gemäß festgelegter Benutzerrechte zugegriffen werden, z. B. in einem DMS-Dokumentenmanagementsystem, einer kollaborativen Intranetumgebung auf Microsoft Sharepoint oder in einem CRM-System für das Kundenbeziehungsmanagement usw. Auf diese Weise verarbeitete Dokumente können Geschäftsprozesse viel schneller starten und Sie können schneller auf Anfragen Ihrer Kunden reagieren. Informationen aus Dokumenten können durch zusätzliche Daten ergänzt werden, z. B. aus eigenen Systemen, Datenbanken oder öffentlich zugänglichen Daten im Internet, sodass die Endnutzer der Daten einfachere und qualifiziertere Entscheidungen treffen können.
Effizient scannen, verarbeiten und nutzen deine Dokumente. Das Papierzeitalter ist noch nicht vorbei, aber mit uns können Sie die Nase vorn haben und mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens Schritt halten.
