Zkrátili jsme zpracování faktur o 50 %

40 000 faktur ročně, nepřehlednost a spousta manuální práce

S mikroskopy, dalekohledy či jinými optickými zařízeními Meoptě pomáhá rozsáhlá dodavatelská síť. Pro účetní oddělení firmy to znamená zpracování přibližně 40 000 faktur ročně.

„Měli jsme na to složitý proces, který vyžadoval zapojení lidí v každé fázi. Přijali jsme papírovou fakturu, zaměstnanec údaje přepsal do ERP systému a předal fyzickou kopii faktury ke kontrole příslušnému manažerovi. Schválená faktura pak šla zpátky na účtárnu, někdo ji proplatil a papírová kopie šla k archivaci,“ popisuje IT ředitel Meopty Radim Klásek.
‍
Množství faktur se vlivem růstu firmy každoročně zvyšovalo o 10 %. Vedení firmy proto stálo před rozhodnutím:

• buď personálně posílit účtárnu zhruba o třetinu,
• nebo stávající proces automatizovat.
  ‍

„Bylo nám jasné, že odbouráním časově náročné manuální práce získají zaměstnanci více prostoru pro činnost s přidanou hodnotou. A hlavně jsme si uvědomili, že potřebujeme do procesu vnést pořádek. Zpracování faktur nám totiž trvalo zbytečně dlouho, docházelo k chybám a při opožděných platbách dodavatelům nám hrozily pokuty,“ vysvětluje Klásek.

Hledá se: řešení, které poroste s automatizačním apetitem firmy

Meopta došla k názoru, že zpracování účetních dokladů bude ideální testovací místo pro postupnou digitální transformaci firmy. „Potřebovali jsme řešení, které poroste s ambicemi firmy na automatizaci,“ uvádí IT ředitel a doplňuje i další kritéria, podle kterých Meopta vybírala dodavatele:

• zkušenosti, díky kterým Meoptu celým projektem provede,
• kvalitu řešení, propojení se stávajícími firemními systémy a možnost robotické automatizace procesů (RPA),
• rychlost nasazení řešení,
• zaškolení zaměstnanců.

Meopta si vybrala softwarovou platformu Kofax TotalAgility a nás z INFOMATICu jako dodavatele. Řešení od Kofaxu totiž:

• propojuje různé firemní systémy (ERP, CRM),
• umožňuje intuitivní práci i lidem, kteří nejsou fandové do technologií,
• je kompatibilní se skenery fyzických dokumentů,
• se přizpůsobí stávajícímu flow dokumentů, nebo naopak umožňuje optimalizaci procesů,
• obsahuje rozhraní s přehlednou analytikou,
• jde doplnit o elektronické podepisování dokumentů (eSignature).

Aby byl projekt rychlejší, navrhli jsme Meoptě využít náš nástroj Automatica DX.
‍

„Na schvalování faktur jsme měli složitý proces, který vyžadoval zapojení lidí v každé fázi. Díky Kofaxu jsme ho nahradili moderním řešením, které šetří čas a umožňuje pokračovat na cestě k automatizaci procesů v moderní továrně.“

— Radim Klásek, IT ředitel Meopty

80 dnů od technické analýzy ke spuštění

Při úvodní analýze jsme zmapovali stávající procesy a ověřili, že bude nástroj Automatica DX v ekosystému Meopty opravdu fungovat.

Protože jsme díky předpřipravenému nástroji nestavěli úplné základy, mohli jsme naplno věnovat složitějším částem projektu jako integrace Kofax TotalAgility s ERP systémem Microsoft Dynamics AX a firemním DMS Microsoft SharePoint.

Zpracování faktur v Meoptě díky automatizaci dnes funguje takto:

• fyzické faktury okamžitě po doručení naskenuje jeden ze zaměstnanců,
• díky funkci optického rozpoznání znaků (OCR) skener vytěží data z naskenovaných i elektronických faktur.
• uloží je do systému ADX,
• každý dokument dostane identifikační číslo,
• fakturační data putují podle nastaveného flow do účtárny,
• účetní na několik kliknutí pošlou fakturu ke kontrole a schválení,
• faktura se automaticky odešle do ERP systému k úhradě.
  ‍

Manažer může fakturu schválit z počítače i přes mobil. Pokud se potřebuje na něco doptat, dokument okomentuje a příslušnému člověku se zobrazí notifikace. „Všem ve firmě se líbí uživatelské prostředí. Snadno se jim se systémem pracuje,“ hodnotí Klásek.

Implementace projektu trvala jeden a půl měsíce a před plánovaným nasazením jsme detailně zaškolili zaměstnance Meopty, aby mohli se systémem okamžitě pracovat.

‍„Chci ocenit hladký průběh projektu. Náš projektový tým se každý týden setkával s lidmi z INFOMATICu a probírali jsme jednotlivé úkoly – vždy bylo jasné, kdo je zodpovědný za konkrétní výstup. Bylo pro mě důležité, aby dodavatel měl projekt pevně v rukách a věnoval se i těm nejmenším detailům při integraci s ERP nebo zaškolení mých kolegů,“ popisuje IT ředitel Meopty.
‍

O polovinu rychlejší schvalování a plán na digitalizaci dalších dokumentů

Automatizace přes ADX a Kofax TotalAgility urychlila schvalování faktur o polovinu – při množství 40 000 faktur ročně to znamená stovky hodin měsíčně. Meoptě se díky projektu také vrátil detailní přehled o flow dokumentů. „Díky tomu nám neuteče proplacení časově citlivé faktury a nedostáváme se do zbytečných problémů,“ komentuje Klásek.

„Objem přijatých faktur pořád narůstá. Ale zaměstnanci to s novým systémem zvládají, navíc mají víc času na práci s přidanou hodnotou. Meopta se díky projektu vyhnula nárůstu nákladů na mzdy nových účetních,“ vyzdvihuje IT ředitel.

Společně s Meoptou plánujeme:

• rozšířit řešení i do výrobního závodu v USA,
• využívat řešení i pro další dokumenty jako cestovní výkazy, účtenky nebo objednávky.

‍„Naším dlouhodobým cílem je přesunutí procesů z papíru do digitálních systémů. A přesně v tom nám spolupráce s firmou INFOMATIC pomáhá. Díky inteligentní automatizaci a produktům Kofax jsme na dobré cestě stát se opravdu moderní továrnou,“ uzavírá Klásek.

‍

‍