Společně definujeme zadání pro digitalizaci faktur

Zvažujete začít s digitalizací?

Digitalizace faktur je změnový projekt

Automatizované zpracování faktur zásadním způsobem promění procesy, činnosti a dohody, na které byla organizace roky zvyklá.

Vybrat vhodnou technologii nestačí — mnohem důležitější je změna chování lidí.

Abychom dokázali navrhnout řešení, které splní cíle:

• sníží náklady na zpracování faktur
• zvýší počet zpracovaných faktur
• zkrátí dobu zpracování faktur
• sníží chybovost

potřebujeme správně pochopit aktuální stav.

K tomu se nám osvědčil přístup formou společného workshopu.
‍

Proč workshop

• je to prostor pro řešení témat, na které je těžké si najít čas během denní operativy
• má jasně danou agendu s aktivitami vedoucími k cíli (rozhodnutí)
• pomáhá odosobnit téma a zvyšuje kvalitu výsledného zadání
• vytváří shodu v týmu, což ovlivňuje následný průběh projektu

‍

Potřebujeme 3 role od vás

CFO: definuje cíle a rozsah projektu. Má vliv na prioritu projektu.

IT: definuje technické požadavky na systém. Rozumí nutnostem integrací.

Uživatel: zná nejlépe proces, umí popsat denní výzvy a co by nejvíce usnadnilo práci. Zapojením do návrhu řešení výrazně zvyšujeme jeho následnou spokojenost.

‍‍

Už v průběhu workshopu získáte:

• náčrt procesní mapy stávajícího zpracování faktur včetně vyznačení kritických míst
• přehled, kolik času zabere vašemu týmu přechod na nový systém
• podklady pro rozhodnutí, zda vybrat cloud nebo on-premise
• vhled do úspěšnosti OCR a jak to (ne)ovlivňuje efektivitu
• povědomí, z čeho se skládá cena (licence, služby, SLA)
• seznam důležitých otázek k internímu dořešení
• data, ze kterých budeme počítat ROI
• shodu ve vašem týmu nad dalším postupem

‍

Každý krok máte pod kontrolou

1. Pošleme vám krátký dotazník, podle kterého připravíme workshopu dle velikosti vaší organizace.
2. Společně absolvujeme workshop (agenda níže).
3. Dává smysl pokračovat? Připravíme demo na míru včetně vytěžení dat z vašich faktur.
4. Nadchlo vás řešení a splňuje očekávání celého týmu? Pomůžeme vám obhájit návratnost investice před vedením a vyjednat prioritu pro projekt.

Zarezervujte si termín zdarma hned teď.

‍

Agenda workshopu

Zarámování problému

Rozkreslíme stávající proces zpracování faktur a řekneme si, co je dobře a co by mohlo být lépe.

Výchozí stav

Fakta, data, rekapitulace: počty a typy dokumentů, stran, dodavatelé, počet položek na fakturách, pobočky. Které činnosti trvají nejdéle.

Prioritizace požadavků

Co jsou nejklíčovější prvky v řešení, které budou mít největší dopad na rychlejší zpracování?

Cloud nebo on-premise?

Pomůžeme s výběrem varianty dle kontextu vaší organizace.

Úspěšnost OCR

Vysvětlíme na příkladech, jak je důležitá kvalita OCR a jak (ne)ovlivňuje celkovou efektivitu.

ROI: hledání hodnoty

Sbíráme podklady a data (pár tipů už máme).

Projektové omezení a rizika

Popíšeme vámi vnímaná rizika a přidáme sérii dle našich zkušeností (čas, peníze, technologie, právo).

Diskuze s IT

Technická diskuze o ekosystému interních aplikací (DMS, ERP, integrace, SQL databáze).

Licence

Vysvětlíme nejčastější složení cen: licence, služby, školení, SLA, maintenance.

Role a součinnosti

Pojmenuje klíčové role a nutné zodpovědnosti. Predikujeme jejich vytížení dle různých fází projektu.

Další kroky

Shodneme se společně na dalších krocích.

Pomůžeme vám zvýšit efektivitu finančního oddělení

‍

Nepodceňte množství potřebných změn, které jsou ke splnění cílů úspěšnosti projektu důležité.

Věnujte 3 hodiny společného času.

Eliminujte neúspěch.