Letiště Praha se neobejde bez nástroje na automatizované zpracování faktur, účtenek, dodacích listů nebo HR dokumentů. Tuto roli zastává platforma inteligentní automatizace Kofax s naším řešením Automatica DX. Zaměstnanci nemusí manuálně přepisovat a indexovat data do systému SAP.
Letiště Praha využívá platformu Kofax na automatizované zpracování přijatých faktur a HR dokumentů. Zaměstnanci nemusí manuálně přepisovat a indexovat data do systému SAP.
Zavedení softwaru od Kofaxu zjednodušilo zakládání přijatých faktur do sytému a díky funkci vyčítání odpadlo manuální přepisování informací z faktury do SAPu. Kofax umožňuje spojení faktury a příloh do jednoho souboru pomocí čárového kódu, vyčtení relevantních informací a předání elektronizované faktury do SAPu.
Kvalitě vyčítaných dat významně napomáhá schopnost Kofaxu se učit nové šablony. Šablony je možné nastavovat jako celek nebo systém učit individuální umístění hledaného textu.
Pokaždé, když do firmy dorazila pošta s fakturou nebo dodacím listem, tak ji:
Pokud faktura přišla v elektronické podobě, odpadlo skenování. Zaměstnanci však stále manuálně přepisovali položky do SAPu. Proplácení dokladů kvůli tomu:
„Letiště Praha bylo v situaci, kdy dobře provedená automatizace rozváže zaměstnancům ruce. Z našich zkušeností je vhodným ukazatelem objem dokumentů. Pokud společnost zpracovává 10 tis. faktur ročně, opravdu není na co čekat. Automatizací firma totiž ušetří stovky hodin práce.“
— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC
Letiště Praha využívá platformu inteligentní automatizace Kofax pro dokumenty v personální agendě, kam spadají např.:
I zde se osvědčila kombinace předávání scanu do SAPu s vyčítáním textu.
„Více než 2 000 zaměstnanců, fluktuace, klasická pracovněprávní legislativa, přísné bezpečnostní předpisy. To všechno vedlo k tomu, že Letiště Praha potřebovalo digitalizaci i pro HR oblast,“ vzpomíná Dolejš.
Pro automatizaci ve finančním i personálním oddělení Letiště Praha bylo zásadní, aby návrh řešení nenahrazoval celofiremní SAP.
„Právě v tom je síla Kofax TotalAgility. Jedná se totiž o univerzální platformu, která digitalizuje data z jakýchkoli zdrojů (papír, e-mail, formuláře, apod.) a propojí různé IT systémy. Může fungovat samostatně – zaměstnanci pak vše obsluhují přes rozhraní Kofaxu a firma přes Kofax navrhuje i optimalizuje proces schvalování dokumentů.
Platforma ale může být i doplňkem velkých IT systémů. Pak slouží jako výkonná datová pumpa pro aplikační srdce firmy, kterým v případě Letiště Praha zůstává SAP,“ vysvětluje Dolejš.
U HR dokumentů je situace mnohem jednodušší. Personalisté prozatím Kofax využívají jen jako digitalizační nástroj – příslušný HR dokument oskenují a dokument se uloží do zaměstnanecké složky v centrálním úložišti firmy.
Celkem Kofax pomáhá s 50 typy různých HR dokumentů, mezi které patří např.:
V HR agendě je díky Kofaxu pořádek a personalisté na pár kliknutí dohledají jakýkoli dokument.
Kofax TotalAgility má potenciál usnadnit oběh dokumentů napříč firmou – ať už vstupy pocházejí od dodavatelů, personálního oddělení, obchodníků nebo nákupčích. S Letištěm Praha řešíme například využití Kofaxu v oddělení údržby.
„Digitalizace není projekt od března do srpna. Klíčem je změna chování lidí a Kofax funguje tak intuitivně, že dosažení této proměny podporuje,“ uzavírá Dolejš.
Pokud přemýšlíte nad digitalizací dokumentů nebo automatizací některého z firemních procesů, poradíme vám, jak začít. Ozvěte se a rádi vám představíme možnosti platformy Kofax TotalAgility®.
