Tungsten TotalAgility verarbeitet 500 eingegangene Rechnungen pro Tag, verhindert unnötige Fehler und versteht Unternehmensprozesse.
Es spielt keine Rolle, ob die Rechnung, der technische Ausweis oder die Strafe für schlechtes Parken per E-Mail oder in einem Umschlag kommen. Für LeasePlan haben wir eine Plattform vorbereitet, die das Dokument schnell verarbeitet, Daten extrahiert und an DMS, SAP und andere Systeme überträgt. So haben Manager einen Überblick über den Dokumentenumlauf im Unternehmen, Mitarbeiter werden von monotonen Arbeiten entlastet und die Bezahlung von Rechnungen wird nicht durch unnötige Fehler beeinträchtigt.
Jeden Arbeitstag kommen Hunderte von Dokumenten von Autohändlern, Tankstellen, Reparaturwerkstätten, Versicherungsunternehmen oder Abschleppfahrzeugen zu LeasePlan. Klassische Rechnungen dominieren, aber LeasePlan erneuert ständig seinen Fuhrpark, sodass das Unternehmen auch 20 bis 40 neue technische Ausweise pro Tag bearbeitet. Ungefähr 80% der Dokumente werden elektronisch im PDF-Format versendet, der Rest ist auf Papier.
Bisher mussten LeasePlan-Mitarbeiter jedes Dokument registrieren, die Daten in ein für das DMS- oder Buchhaltungssystem geeignetes Formular umschreiben, eine Rechnung zur Genehmigung senden und diese dann einlösen.
Sie verwendeten dazu die ältere IBM Lotus Notes-Anwendung, aber:
„Wir erhöhen schrittweise die Anzahl der Autos im Angebot und die Anzahl der Flotten, wir kommunizieren online mit Kunden und arbeiten generell an der Digitalisierung des Unternehmens. Deshalb haben wir beschlossen, Routinebetriebe zu automatisieren.“ erklärt den Kontext des gemeinsamen Projekts Aleš Radoměřský, ICT-Direktor von LeasePlan.
Für Aleš Radoměřský, ICT-Direktor von LeasePlan, war es bei der Auswahl eines Auftragnehmers entscheidend, dass er bereits Erfahrung mit einem ähnlichen Projekt hatte.
„Prozessautomatisierung ist, kurz gesagt, die Umwandlung von Papierprozessen in Nullen und Einsen. Das klingt einfach, aber in der Praxis ist es wichtig, dass wir für ein solches Projekt von Anfang an richtig verstehen, mit welchen Dokumenten der Kunde arbeitet, welche Systeme er verwendet und wie der Prozess zur Genehmigung von Dokumenten aufgebaut ist. Bei LeasePlan mussten wir bei der Erstellung eines Business Cases viele Variablen berücksichtigen, aber es ist uns gelungen. Wir haben ein Projekt vorbereitet, das den Kunden wirklich bewegt hat.“ fügt unser Verkaufsleiter David Večeřa hinzu.
„Am Ende entschied sich das Design einer Lösung mit einem Lernmechanismus für InfoMaticu. Wir fanden es interessant, dass wir in der Software die Verarbeitung einer Art von Rechnung eingerichtet haben und er selbst die Regeln für die Verarbeitung einer anderen Art von Dokument ableitet.“ beschreibt Aleš Radoměřský.
Wir haben die Ziele des Projekts besprochen und gemeinsam mit LeasePlan definiert:
Wir haben die Arten der akzeptierten Dokumente und den Genehmigungsprozess von LeasePlan detailliert abgebildet. Hier sind einige Ergebnisse der technischen Analyse, die für die Implementierung wichtig waren:
Seit wir das Automatica DX-Tool verlassen haben, war die Implementierung der Lösung schneller, als wenn wir alles von Grund auf neu entwickeln würden. Wir konzentrierten uns besonders auf die korrekte Konfiguration der Genehmigungsstufen, damit ADX den etablierten Prozessen von LeasePlan entspricht.
Die Entwicklung von Konnektoren nahm am längsten in Anspruch, und der Schlüssel lag darin, die Kommunikation mit Systemen und Datenbanken auf der DB2-Architektur einzurichten — das haben wir in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung von LeasePlan gelöst.
Wir haben die fertige Lösung einem Benutzertest unterzogen — wir haben verifiziert, dass im System im Vergleich zur Eingabe nichts fehlt oder fehlt. „Ich denke, dass es wichtig ist, das System richtig zu testen, und ich empfehle, genügend Zeit dafür einzuplanen. Die Zeit der Mitarbeiter ist nicht umsonst, aber das System zu starten ist dann einfacher.“ berät Aleš Radoměřský.
Vor dem Testen haben wir wichtige LeasePlan-Mitarbeiter geschult. An einem Tag konzentrierten wir uns auf das zukünftige Verwaltungssystem, an zwei Tagen stellten wir den Benutzern das neue Rechnungsverarbeitungssystem vor.
Etwa einen Monat lang liefen das alte und das neue System gleichzeitig — für einen reibungslosen Start ließen wir einige Prozesse in der ursprünglichen Lösung laufen. Dann wechselte LeasePlan zu einem neuen System, in dem alle eingehenden Rechnungen und technischen Ausweise verarbeitet werden.
ADX ist mit Unternehmenssystemen verbunden, aber die Mitarbeiter steuern die Rechnungsverarbeitung über eine einzige Schnittstelle, die ebenfalls auf Tschechisch ist.
LeasePlan-Manager haben einen besseren Überblick über den Dokumentenfluss gewonnen — mit wenigen Klicks können sie sehen, ob die Rechnung bereits genehmigt wurde oder auf einen Kommentar wartet. Darüber hinaus wird die gesamte Arbeitshistorie mit dem entsprechenden Dokument im DMS-System gespeichert.
An einem Arbeitstag verarbeitet das System rund 500 Seiten an Dokumenten. Im Grunde hat es unsere Arbeit beschleunigt. Der Rückgang der Fehlerquote hat uns angenehm überrascht. Die Daten werden von Algorithmen transkribiert und wir müssen Rechnungen nicht manuell korrigieren.
— Aleš Radoměřsky
Der Techniker kommt gleichzeitig mit der Rechnung für das neue Fahrzeug zu LeasePlan. Das technische Zertifikat hat andere Abmessungen als die klassischen Dokumente, aber wir können das Dokument trotzdem digitalisieren und die Daten daraus lesen. Nach dem Speichern können Mitarbeiter das DMS-System beispielsweise anhand des Fahrzeugidentifikationscodes (VIN) durchsuchen.
Automatica DX hat einen Lernmechanismus — es kann aus den Parametereinstellungen für die Verarbeitung eines bestimmten Dokumenttyps ableiten, wie Parameter für einen anderen Dokumenttyp eingestellt werden müssen. Wenn LeasePlan also beschließt, eine neue Art von Rechnung zu verarbeiten, kümmert sich das System um die korrekten Einstellungen und die Neuberechnung der Daten.
Wir haben ein Suchtool erstellt, mit dem Sie den Status einer Rechnung überprüfen können. Dadurch weiß der Benutzer, ob das Dokument noch nicht genehmigt wurde, ob es genehmigt, abgelehnt oder vollständig aus dem System gelöscht wurde.
Die Skalierbarkeit der Lösung war für LeasePlan seit Beginn des Projekts wichtig. Nach der reibungslosen Einführung des Systems in der Tschechischen Republik erhielten wir vom Kunden grünes Licht und bereiteten eine Erweiterung für den slowakischen Teil des Unternehmens vor.
Die Genehmigungsverfahren und die Art der verarbeiteten Rechnungen unterschieden sich nicht von denen in der Tschechischen Republik. Der größte Unterschied war das unterschiedliche Format des großen technischen Passes.
„Wir haben während Covid die automatische Rechnungsbearbeitung für die Slowakei durchgeführt. Am Anfang war ich besorgt darüber, wie das aus der Ferne erledigt werden würde, aber es stellte sich heraus, dass INFOMATIC seine Arbeit sehr gut macht. In diesem Zusammenhang möchte ich das Projektmanagement hervorheben, das alles pünktlich und unter Kontrolle gebracht hat.“ schließt Aleš Radoměřský ab.
Nach der Bereitstellung beider Systeme bieten wir Beratungen zur Wartung und Systementwicklung für LeasePlan an, die in erster Linie von internen Entwicklern durchgeführt werden, die daran arbeiten, eine neue Agenda hinzuzufügen und einen Lernmechanismus zu entwickeln.
Details besprechen wir gerne mit Ihnen — über unsere Automatica DX-Lösung, über Kofax TotalAgility® -Plattform oder über andere Möglichkeiten, Unternehmensdokumente effizienter zu verarbeiten.
