Wir haben die Kosten für die Poststelle durch intelligente Digitalisierung gesenkt

Digitale Poststelle

Übergang der Globus-Organisation zu intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen führte zu erheblichen Verbesserungen der betrieblichen Effizienz.

42 Meilen.
Dateien wurden mit einer Mindestfehlerrate von unter 0,67% auf ein neues DMS migriert
30.000
Robotische Operationen auf täglicher Basis
10+
Integrationen zu internen Systemen SAP, SharePoint, EPOS, eDoCat und mehr

Veraltete Systeme als Wachstumsbremse

Globus war mit veralteten Systemen belastet, die nicht über die erforderliche Unterstützung verfügten und nur über ein begrenztes Weiterentwicklungspotenzial verfügten. Dies schränkte das Wachstum und die Verbesserung der Prozesse ein.

Zwischen Problembereiche gehörte zu:

  • Veraltete Systeme: Mit minimalem Support waren sowohl das Aktualisieren als auch das Bearbeiten schwierig. Sie verlangsamten den Betrieb und verhinderten die Einführung neuer Prozesse und Systeme in anderen Abteilungen.
  • Manuelle Prozesse: Die Vorbereitung der Dokumente für die Rechnungsstellung war zeitaufwändig und ineffizient.
  • Inkonsistente Daten: Bei unterschiedlichen Datenquellen und fragmentierten internen Systemen stellte die Inkonsistenz der Stammdaten ein erhebliches Problem dar.
  • Schnelligkeit ist gefragt: die Notwendigkeit eines effizienteren Systems, um die Datenverfügbarkeit zu beschleunigen und die allgemeine Betriebseffizienz zu erhöhen.

Um die Probleme zu lösen, nahm Globus die Straße digitale Transformation.

Der Weg zur intelligenten Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wir sind das Projekt schrittweise in zwei Stufen: Analyse und Umsetzung.


Gründliche Analyse, einschließlich drei Verifizierungs-POCs

Wir haben eine sehr tiefe durchgeführt Analyse mit Schwerpunkt auf Verständnis:

  • Prozesse
  • Standort der Daten
  • Benutzerrollen
  • Verwandte Arten von Dokumenten
  • Inhalt und Datenstruktur im alten DMS
  • Funktionen älterer Tools und Abhängigkeiten zwischen Systemen


Von Anfang an basierte unser Ansatz auf der Zusammenarbeit durch Gemeinsame WorkshopsEinbindung von IT- und Geschäftsteams erlaubte uns Anforderungen und Erwartungen vereinheitlichen. Aber auch Potenzial erkennenl des neuen Systems i Grauzonen definieren und Unklarheiten in Prozessen.

Die gewonnenen Erkenntnisse haben uns geholfen. visualisieren Sie eine komplexe Umgebung und waren ein Leitfaden für die spätere Umsetzung. Wir haben eine Reihe von Dokumenten erstellt:

  • Beschreibung der Lösung
  • funktionales Design
  • technische Spezifikation


Gleichzeitiges Projekt — Umstellung auf SAP ERP

Wir haben besonders darauf geachtet, den Übergang zum neuen ERP zu verstehen und uns darauf vorzubereiten.

Der Übergang wurde während der Implementierung geplant, also Prozesse mussten sowohl für das ursprüngliche ERP als auch für das neu eingeführte SAP vorbereitet werden. In Kofax wurde TotalAgility vorbereitet einfacher Hubwo es möglich war, einfach auf alte, neue oder beide ERPs umzusteigen.


Umsetzung

Die Herausforderung bestand darin, die veraltete Softwareinfrastruktur von Globus wiederherzustellen und sie an eine umfassendere abteilungsübergreifende Strategie für die digitale Transformation anzupassen.

Es fand statt mehrere Testrunden, Schulung der Anwender und aktive Bereitschaft während des Pilotbetriebs.

Vor dem Start war es notwendig erfolgreich migrieren alle Daten von den alten Systemen zum neuen DMS.

Nahtlose Migration von 42 Millionen Dateien

Wir haben uns für Technologie für die Migration entschieden Kofax RPA.

Merkmale des Migrationsprozesses

  • Reichweite: Es war eine umfangreiche Migration, die eine detaillierte Planung und Ausführung erforderte.
  • Komplexität: Das alte DMS-System hatte keine API, was die gesamte Migration erschwerte.
  • Vollständigkeit: Alle Dokumente mussten aufgrund strenger Unternehmensregeln und früherer Vernichtung übertragen werden.
  • Anschließen: Wir haben uns um die Entwicklung, das Testen und die Durchführung der Migration gekümmert, einschließlich der Finalisierung der Live-Daten.


Kuriositäten in Zahlen

  • Geschwindigkeit: Die Migration war schnell. Durchschnittlich 84.433 Artikel pro Stunde. Es dauerte nur 9,5 Tage.
  • Fehlerrate: Insgesamt wurden 42 Millionen Dateien mit einer Fehlerrate von weniger als 0,67% migriert (97% waren Duplikate und 3% Datenfehler).

„In ähnlichen Migrationsprojekten hat sich RPA als hervorragendes Tool erwiesen, denn nach dem Zusammenbruch der Fehlerrate stellen wir fest, dass es funktioniert. “

Pavel Vraj
Geschäftsanalyst und Berater, INFOMATIC

Eine Kofax-Plattform steuert 121 Prozesse, 74 Roboter und verbindet über 10 Systeme

Architektur intelligente Automatisierung im Globus besteht aus zwei Hauptteilen.

Der erste Teil ist für die Dokumentenverarbeitung konzipiert, während der zweite Teil für die Dokumentenablage (DMS) vorgesehen ist. Die Prozesse sind in beiden Fällen von Anfang bis Ende vollständig kontrolliert Plattform Kofax TotalAgility.
Für Stammdaten wurde das Prinzip einer zentralen Datenbank vorgeschlagen.

Sechs wichtige Agenden

  • DMS-Datenboxen
  • Kostenrechnungen
  • Kontoauszüge
  • Warenrechnungen
  • ausgestellte Rechnungen
  • Lieferscheine


Prozesse
Es existiert mehrere Eingangsquellen für eingehende Dokumente. Die meisten von ihnen beginnen mit dem Kofax TotalAgility-Prozess, mit Ausnahme eingehender Rechnungen per E-Mail (importiert von Kofax ReadSoft Collector) und Papier (vom Programm gescannt) Kofax Express und verarbeitet von ReadSoft Invoices).

  • ! 121 Prozesse
  • ! 33 Geschäftsregeln
  • ! 105 Formulare
  • im Durchschnitt 30.000 größere Operationen pro Tag (zu Spitzenzeiten bis zu 50.000)

Robotisierung
Alle Robotisierungsprozesse werden eingesetzt Kofax RPA werden durch zentrale Orchestrierungsprozesse innerhalb des Kofax TotalAgility-Systems gesteuert, wenn ein Roboter benötigt wird und jedes Datenproblem dann an den Prozess zurückgemeldet wird.

  • 74 Robotische Prozesse
  • Sie verarbeiten im Durchschnitt 14.000 Operationen pro Tag (bis zu 35.000 in Spitzenzeiten)

Der Hauptgrund, warum Kofax TotalAgility alle Roboterprozesse steuert, ist die Fähigkeit, Fehler effizient zu verarbeiten. Wenn im RPA ein Problem auftritt, wird das Problem an den Kofax TotalAgility-Prozess zurückgemeldet, wo es leicht behoben werden kann.

System DMS steht am Ende der meisten Prozessewo das Dokument entweder gespeichert oder aktualisiert wird.

Kofax Intelligent Automation Platform — Integration auf über 10 Systemen in Globus


Digitalisierungsstrategie

Wenn Sie digitalisieren müssen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

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Erfolgreiche erste Phase der Transformation

Globus hat erfolgreich die Fesseln seiner Altsysteme losgeworden und läuft jetzt alle Prozesse innerhalb von Kofax TotalAgility mit Hilfe von Robotische Prozessautomatisierung (RPA).

Der Übergang von manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben zu automatisierten Prozessen hat zu dramatischen Folgen geführt Steigerung der betrieblichen Effizienz. Zum Beispiel die Abrechnung von Bußgeldern beschleunigt von 3 Tagen auf nur 2,5 Stunden!

„Die digitale Transformation von Globus ist eine Reise voller Herausforderungen. Es ist großartig zu sehen, wie aus unseren veralteten Systemen eine hochmoderne digitale Infrastruktur wird. Es geht nicht nur darum, Systeme aufzurüsten, sondern auch darum, eine Innovationskultur zu fördern. Jetzt arbeiten wir nicht nur schneller — wir arbeiten intelligenter. “

Michal Kadavy
Vorstandsmitglied, Globe

Wir haben die Kofax Innovation Awards 2020 für das Projekt gewonnen

Maximale Nutzung der Plattform für weitere Abteilungen

Von Beginn der Zusammenarbeit an gab es eine Vision vollständige digitale Transformation der Organisation. In den vergangenen Jahren haben wir hat die Finanzabteilung erfolgreich digitalisiert. Damit ist das Projekt jedoch nicht beendet.

Im Jahr 2023 Es gab eine Geschäftsanalyse Bedürfnisse Qualitätsabteilung und auch Rechtsabteilung.

Die Geschwindigkeit einzelner Projekte nimmt zu, weil keine Notwendigkeit mehr, andere Technologien zu implementieren. Wir werden einfach die Nutzung der bestehenden Kofax-Plattform erweitern.

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