Snížili jsme pracnost podatelny chytrou digitalizací

Nepropojené a náročné systémy jako brzda růstu

Globus byl zatížen systémy, které neměly potřebnou podporu a měly omezený potenciál dalšího rozvoje. To omezovalo růst a zlepšování procesů.

Mezi problematické oblasti patřily:

• Náročné systémy: s minimální podporou byla obtížná aktualizace i úpravy. Zpomalovaly provoz a bránily zavádění nových procesů a systémů do dalších oddělení.
• Manuální procesy: příprava dokumentů pro fakturaci byla časově náročná a neefektivní.
• Nekonzistentní data: s různými zdroji dat a roztříštěnými interními systémy představovala nekonzistence kmenových dat významný problém.
• Potřeba rychlosti: potřeba efektivnějšího systému, který by urychlil dostupnost dat a zvýšil celkovou provozní efektivitu.

K řešení problémů se Globus vydal na cestu digitální transformace.

‍

Cesta k inteligentní automatizaci podnikových procesů

Projekt jsme rozfázovali na dvě etapy: analýzu a implementaci.

Důkladná analýza včetně tří ověřovacích PoC

Provedli jsme velmi hlubokou analýzu s důrazem na pochopení:

• procesů
• umístění dat
• uživatelských rolí
• souvisejících typů dokumentů
• obsahu a struktury dat ve starém DMS
• funkcí starších nástrojů a závislostí mezi systémy

Náš přístup byl od počátku založený na spolupráci prostřednictvím společných workshopů — zapojení IT a obchodních týmů nám umožnilo sjednotit požadavky a očekávání. Ale také odhalit potenciál nového systému i definovat šedé zóny a nejasnosti v procesech.

Získané poznatky nám pomohly vizualizovat komplexní prostředí a byly vodítkem pro následnou implementaci. Vytvořili jsme sérii dokumentů:

• popis řešení
• funkční design
• technická specifikace

Souběžný projekt — přechod na SAP ERP

Zvláštní pozornost jsme věnovali pochopení a přípravě pro přechod na nové ERP.

Přechod byl plánován během implementace, takže procesy musely být připraveny pro původní ERP i nově zaváděný SAP systém. V Tungsten TotalAgility byl připraven jednoduchý rozbočovač, kde bylo možné snadno přepnout na původní, nový nebo oba ERP. 

Implementace

Úkolem bylo obnovit softwarovou infrastrukturu Globusu a sladit ji s širší strategií digitální transformace napříč odděleními. 

Proběhlo několik kol testování, školení uživatelů a aktivní pohotovost při pilotním provozu.

Před spuštěním bylo nutné úspěšně migrovat všechna data z původního archivu do nového Document Management systému (DMS), který byl součástí naší celkové dodávky.

Úspěšná první fáze transformace

Globus se úspěšně zbavil okovů svých starších systémů a teď provozuje všechny procesy v rámci Tungsten TotalAgility za pomoci robotické automatizace procesů (RPA).

Přechod od manuálních, časově náročných úkonů k automatizovaným procesům vedl k dramatickému zvýšení provozní efektivity. Například vyúčtování jednoho typu dokumentu se zrychlilo ze 3 dnů na pouhé 2,5 hodiny!

„Digitální transformace Globusu je cesta plná výzev. Vidět, jak se naše letité systémy mění v nejmodernější digitální infrastrukturu je skvělé. Nejde jen o modernizaci systémů, ale o podporu kultury inovací. Teď nepracujeme jen rychleji — pracujeme chytře.“

— Michal Kadavý
CIO, Globus

‍

‍

Maximální využití platformy pro další oddělení

Od samého začátku spolupráce byla vize kompletní digitální transformace organizace. V předchozích letech jsme úspěšně digitalizovali finanční oddělení. Platforma obsahující inteligentní zpracování dokumentů, orchestrami procesů, integrační nástroj, stejně jako možnost budování forntend aplikací vybízí společnost Globus k realizaci dalších nápadů digitalizace.
‍

Rychlost jednotlivých projektů se zvyšuje, protože už není potřeba implementovat další technologie. Jednoduše lze rozšířit využití stávající platformy Tungsten Automation.