Chytré skenování dokumentů na pobočkách i přes mobil. Rozvíjíme digitální podatelnu v Generali České pojišťovně
Zaměstnanci přehlcení přepisováním dat
Do systémů Generali České pojišťovny proudí denně tisíce dokumentů od zákazníků, zaměstnanců nebo dodavatelů. Aby si ve všem firma udržela pořádek, rozhodla se už před více než dvaceti lety pro digitalizaci s pomocí softwaru od Kofaxu.
V roce 2012 si nás pojišťovna vybrala jako partnera pro pokročilejší automatizaci zpracování dokumentů. „Desítky zaměstnanců tehdy zpracovávaly v brněnském centru sdílených služeb dokumenty z celé republiky. Z dnešního pohledu to bylo velmi neefektivní. Člověk procházel každý dokument a z formulářů třeba o pojistném plnění přepisoval data do interních systémů, tzv. indexoval. U každého dokumentu se jednalo o desítky indexů a do firmy tehdy přicházelo přes 20 tis. dokumentů denně,“ popisuje Tomáš Dolejš, CEO INFOMATICu.
Klient si od nové digitální podatelny sliboval:
- rychlejší zpracování dokumentů,
- snížení rizika chyb, ke kterým dochází při manuální činnosti,
- lepší manažerský přehled o oběhu dokumentů firmou
- a sofistikovanější náplň práce pro zaměstnance.
„Business case spolupráce byl tehdy o tom, že 12 % nově sjednaných smluv na papíře bude díky automatickému vytěžování v Kofaxu uzavřeno v interních systémech Generali bez jakékoliv lidské interakce.“
— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC
Generali ČP chtěla řešení postavit na platformě Kofax Capture, která už tehdy umožňovala hladké propojení s interními systémy i hardwarem na skenování dokumentů a vytěžování dat z dokumentů různých typů.
Platforma Kofax zefektivnila zpracování dokumentů
V první fázi spolupráce jsme detailně zmapovali:
- interní systémy firmy (IT systémy a digitální archiv vyvinuté na míru),
- různé kategorie dokumentů, které firma zpracovává,
- proces přípravy dokumentů na digitalizaci,
- a procesy, díky kterým dokumenty obíhají firmou.
Společným cílem bylo, abychom na maximum využili nativní funkce Kofaxu, a tím se vyhnuli velkému množství úprav na míru. Díky tomu je platforma technicky udržitelnější.
„Digitální podatelnu od Kofaxu si zjednodušeně představte jako chytré softwarové propojení mezi skenery, pošťákem, formulářem na webu nebo e-mailovou schránkou na jedné straně a interními systémy na straně druhé.
Dokument se dostane do systému – buď ho oskenuje zaměstnanec na multifunkčním zařízení v kanceláři, nebo se tam přesune automaticky – a podle nastavených pravidel algoritmy vytěží určitá data. Ta se validují a přenesou třeba do ERP, DMS nebo do archivu. Možnosti propojení nebo nastavení platformy jsou v podstatě neomezené,“ vysvětluje Dolejš.
Digitální podatelnu pro Generali ČP jsme navrhli takto:
- v centru sdílených služeb se shromáždí všechny dokumenty, které dříve přicházely na podatelnu firmy,
- zaměstnanci oskenují papírové dokumenty,
- Kofax vytěží data z pojistných smluv, formulářů nebo žádostí,
- údaje se po validaci uživatelem automaticky přepíší do interních systémů, kde s nimi pracují příslušní zaměstnanci,
- digitalizovaný dokument současně putuje do archivu.
Podíleli jsme se na dodání skenovací linky
Součástí řešení byla i dodávka hardwaru – digitalizační linky pro zaměstnance v Brně. „Rozhodli jsme se pro dokumentové skenery Fujitsu a Inotec, která jsou kompatibilní s Kofaxem, snadno se ovládají a s přehledem zpracují objem dokumentů, který do Generali proudí,“ doplňuje Dolejš. A protože digitalizační linka vyžaduje péči, uzavřeli jsme s Generali ČP SLA smlouvu na poskytování dlouhodobého servisu.
Díky funkčnímu HW a SW podatelna zásadně urychlila zpracování dokumentů, zaměstnanci dostali za úkol práci s vyšší přidanou hodnotou a pojišťovna mnohem rychleji reaguje na požadavky zákazníků. „Při spuštění digitální podatelna vytěžovala 5 druhů dokumentů, postupně jsme rozsah rozšířili na 20 druhů a neustále jsme s lidmi Generali ČP přemýšleli, jak projekt co nejvíc rozvinout,“ dodává Dolejš.
