Statutární město Hradec Králové
Dokumentové skenery
Úspěšný převod stávajícího papírového archivu do digitální podoby proběhl ve třech fázích.
- skenery od Fujitsu a Canon
- Kofax Express
- integrace na MS SharePoint
Úspěšný převod stávajícího papírového archivu do digitální podoby proběhl ve třech fázích.
I přesto, že město Hradec Králové aktivně využívalo spisovou službu ICZ a platformu pro sdílení elektronických dokumentů MS SharePoint, velká část příchozích dokumentů na podatelnu města přicházela stále v papírové podobě. To znamená, že třídění, předávka, ale i zpětné vyhledávání dokumentů se do té doby dělalo ručně. To mělo za důsledek výrazné zpomalení celého procesu vyřízení požadavků a průchodnosti dokumentů do systému.
V lednu 2011 se společnost INFOMATIC spolu s dalšími společnostmi, zabývajícími se digitalizací dokumentů, zúčastnila veřejného výběrového řízení. „Přesvědčila nás především spolehlivost a návaznost systému na naši spisovou službu” upřesňuje IT koordinátor.
„Měl jsem nejprve trochu strach z pražské firmy. Musím ale říci, že mě překvapila ochota a vstřícnost celého týmu. Jsou to normální lidi, s chutí investovat čas a úsilí navíc tam, kde je to potřeba. Součástí dodávky řešení je také zaškolení a podpora, což nás v konečném efektu dělá mnohem soběstačnějšími.“
— IT koordinátor odbor informatiky města Hradec Králové
Město Hradec Králové zpracovává tisíce požadavků od svých občanů. Podatelna, stejně jako odbor živnostenského úřadu, tak musejí v co nejkratším čase reagovat na velké množství dotazů a žádostí. Potřeba digitalizovat tak přišla od samotných úředníků. Radní se proto rozhodli tuto situaci řešit moderně a efektivně pomocí světově nejprodávanějšího řešení na digitalizaci dokumentů.
Tento projekt měl prvotně plánovanou jen jednu fázi, ale po úspěšné a rychlé implementaci do prostředí hlavní podatelny se město rozhodlo tuto technologii využít také pro odbor živnostenského úřadu pro převod stávajícího papírového archivu do digitální podoby.
Hlavní cíl pro podatelnu města Hradec Králové: Obměna starších dokumentových skenerů. Hlavními požadavky byla odolnost zařízení proti vysoké denní zátěži, kvalita obrazu skenovaných dokumentů. V softwarové části pak separace dokumentů dle čísla jednacího s přímým napojením do MS SharePointu.
Hlavní cíl: Průběžná denní digitalizace všech příchozích dokumentů až do formát A3 s následným přenosem do MS SharePointu.
Hlavní cíl: Podpora digitalizace odboru pomocí odbourání desetiletého papírového archivu dokumentů s kategorizací a zařazením do existující elektronické struktury dokumentů.
1. fáze – Podatelna města
Digitalizace příchozích dokumentů přinesla okamžitou časovou úsporu. Při dohledávání informací je možné během několika vteřin najít konkrétní číslo jednací a předat informaci interně nebo přímo občanovi. Podatelna města dnes takto úspěšně zpracovává přes 4 000 dokumentů měsíčně.
2. fáze – Odbor živnostenského úřadu
Živnostenský úřad je již od roku 2013 plně digitalizován. Všechny doklady a dokumenty, které přijdou v průběhu dne, procházejí pouze elektronicky. Již žádná nákladná manipulace s papírovými dokumenty.
3. fáze – Archiv živnostenského úřadu
Od června 2014 již bylo digitalizováno a kategorizováno přes 340 000 papírových dokumentů do elektronického archivu. Průměrně se denně naskenuje až 1 200 dokumentů. Dokončení digitalizace celého desetiletého archivu je plánovaná koncem roku 2014.
„S implementací i nastavením systému jsme spokojeni, mě osobně překvapila čistota zpracování digitalizace, jako například čištění obrazu v průběhu skenování, možnost zvolit si datovou velikost nebo ignorace prázdných stránek – to vše nám ušetřilo zbytečné náklady na datové úložiště.” — IT koordinátor
