Statutarstadt Hradec Králové
Dokumentenscanner
Die erfolgreiche Übertragung des bestehenden Papierarchivs in digitale Form erfolgte in drei Schritten.
- Scanner von Fujitsu und Canon
- Kofax Express
- Integration mit MS SharePoint
Die erfolgreiche Übertragung des bestehenden Papierarchivs in digitale Form erfolgte in drei Schritten.
Trotz der Tatsache, dass die Stadt Hradec Králové den ICZ-Dateidienst und die elektronische Dokumentenaustauschplattform MS SharePoint aktiv nutzte, kam ein großer Teil der eingehenden Dokumente in der Poststelle der Stadt immer noch in Papierform an. Das bedeutet, dass das Sortieren, Übergeben, aber auch das Rückrufen von Dokumenten bis dahin manuell erfolgte. Dies führte zu einer erheblichen Verlangsamung des gesamten Prozesses der Bearbeitung von Anfragen und des Durchlaufs von Dokumenten in das System.
Im Januar 2011 nahm INFOMATIC zusammen mit anderen Unternehmen, die sich mit der Digitalisierung von Dokumenten befassen, an einer öffentlichen Ausschreibung teil. „Wir waren vor allem von der Zuverlässigkeit und Kontinuität des Systems mit unserem Dateiservice überzeugt“, präzisiert der IT-Koordinator.
„Anfangs hatte ich ein wenig Angst vor der Prager Firma. Aber ich muss sagen, dass ich von der Bereitschaft und Freundlichkeit des gesamten Teams überrascht war. Sie sind normale Menschen mit einer Vorliebe dafür, zusätzliche Zeit und Mühe dort zu investieren, wo sie benötigt werden. Schulung und Support sind ebenfalls in der Bereitstellung der Lösung enthalten, wodurch wir letztendlich viel autarker werden. “
— IT-Koordinator der Fakultät für Informatik der Stadt Hradec Králové
Die Stadt Hradec Králové bearbeitet Tausende von Anfragen ihrer Bürger. Die Poststelle sowie die Abteilung des Handelsamtes müssen in kürzester Zeit auf eine Vielzahl von Anfragen und Anfragen antworten. Die Notwendigkeit der Digitalisierung kam daher von den Beamten selbst. Die Ratsmitglieder haben daher beschlossen, diese Situation auf moderne und effiziente Weise zu lösen und dabei die weltweit meistverkaufte Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten zu verwenden.
Für dieses Projekt war zunächst nur eine Phase geplant, aber nach erfolgreicher und schneller Umsetzung in der Hauptpoststelle entschied sich die Stadt, diese Technologie auch für die Abteilung des Gewerbeamtes einzusetzen, um das bestehende Papierarchiv in digitale Form zu übertragen.
Hauptziel der Poststelle der Stadt Hradec Králové: Austausch älterer Dokumentenscanner. Die Hauptanforderungen waren die Widerstandsfähigkeit des Geräts gegenüber hohen täglichen Belastungen und die Bildqualität der gescannten Dokumente. Im Softwareteil, Dokumententrennung nach Verhandlungsnummer mit direkter Verbindung zu MS SharePoint.
Hauptziel: Kontinuierliche tägliche Digitalisierung aller eingehenden Dokumente bis zum A3-Format mit anschließender Übertragung an MS SharePoint.
Hauptziel: Unterstützung der Digitalisierung der Abteilung durch Aufschlüsselung des zehnjährigen Papierarchivs von Dokumenten mit Kategorisierung und Aufnahme in die bestehende elektronische Dokumentenstruktur.
Phase 1 — Stadtpoststelle
Die Digitalisierung eingehender Dokumente brachte sofortige Zeiteinsparungen. Bei der Suche nach Informationen ist es möglich, in Sekundenschnelle eine bestimmte Sitzungsnummer zu finden und die Informationen intern oder direkt an den Bürger zu übertragen. Heute verarbeitet die Poststelle der Stadt erfolgreich über 4.000 Dokumente pro Monat.
Phase 2 — Abteilung Handelsbüro
Das Gewerbeamt ist seit 2013 vollständig digitalisiert. Alle Papiere und Dokumente, die während des Tages eingehen, werden nur elektronisch versendet. Keine teure Handhabung von Papierdokumenten mehr.
Phase 3 — Archiv des Gewerbeamtes
Im Juni 2014 wurden bereits über 340.000 Papierdokumente digitalisiert und in einem elektronischen Archiv kategorisiert. Im Durchschnitt werden täglich bis zu 1.200 Dokumente gescannt. Die Digitalisierung des gesamten Zehnjahresarchivs ist für Ende 2014 geplant.
„Wir sind mit der Implementierung und Einrichtung des Systems zufrieden. Ich persönlich war überrascht von der Reinheit des Digitalisierungsprozesses, z. B. vom Reinigen des Bildes beim Scannen, der Möglichkeit, die Datengröße zu wählen oder leere Seiten zu ignorieren — all dies ersparte uns unnötige Datenspeicherkosten.“ — IT-Koordinator
