Überblick und Beschleunigung der Bearbeitung

Automatisierung der Bearbeitung eingegangener Rechnungen

Die Implementierung des Tungsten AP Essentials-Systems mit SAP hat erhebliche Vorteile gebracht:

  • Erhöhen Sie die Sichtbarkeit des Rechnungsstatus
  • Reduzierung von Dokumentenverlusten
  • Steigerung der Effizienz
  • Reduzierung der Fehlerquote
60%
Reduzierung des Verarbeitungsaufwands
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verlorene Rechnungen von Mitarbeitern
7000
Rechnungsstellung pro Jahr in APS Cloud Solution

HYUNDAI TRANSYS ist ein bedeutender Hersteller von Komponenten für die Automobilindustrie, der sich hauptsächlich auf die Herstellung von Sitzen und Antriebssystemen spezialisiert hat. Das Unternehmen belegte in einer Rangliste der globalen Hersteller von Automobilteilen des Magazins Automotive News den 35. Platz, gemessen am Umsatz. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt 10.444 Mitarbeiter, darunter 4.077 im Inland und 6.367 im Ausland, und verfügt über ein Netzwerk von 35 Standorten in 11 Ländern. Die Produktionskapazität umfasst 8,81 Millionen Antriebssysteme und 5,03 Millionen Sitze. Sie können Ihren Autositz in 10 Sekunden herstellen!

Lassen Sie uns das Verhalten der Personen ändern, die an der Rechnungsverarbeitung beteiligt sind

In der tschechischen Niederlassung von Hyundai konzentrierten wir uns auf die Optimierung und Digitalisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses, um die Effizienz zu steigern, die Fehlerraten zu reduzieren und eine bessere Rückverfolgbarkeit der Rechnungen innerhalb des Unternehmens sicherzustellen. Im Anschluss an die gemeinsamen Verhandlungen wurde ein Angebot zur Umsetzung dieses Projekts unter Verwendung der Tungsten AP Essentials (APS) -Technologie und der Integration in das bestehende SAP-System des Unternehmens angenommen.

Welche Herausforderungen standen uns in dem Projekt bevor?

Vor der Implementierung des Systems stand Hyundai vor mehreren Herausforderungen:

  • Ungenügender Überblick über eingegangene Rechnungen und deren Bearbeitung.
  • Verlust von Dokumenten, bevor sie bearbeitet werden.
  • Hoher Arbeitsaufwand bei der Eingabe von Daten aus Rechnungen.

Wir haben uns für eine Lösung mit globaler Reichweite und SAP-Integration entschieden

Die vorgeschlagene Lösung bestand in der Implementierung der Cloud-Plattform Tungsten AP Essentials für die Digitalisierung von Rechnungen und deren automatische Verarbeitung mit anschließendem Export und Verarbeitung im SAP-ERP-System. Zu den wichtigsten Komponenten gehörten:

  • Erhalten Sie Rechnungen im PDF-Format an die APS-E-Mail-Adresse.
  • Datenextraktion aus Rechnungsköpfen und Lieferantenwahl (aus SAP).
  • Exportieren Sie Daten und Bilder von Rechnungen im PDF- und XML-Format nach SAP.
  • Anpassungen am SAP-System zur Vervollständigung des Prozesses und zur Berücksichtigung zusätzlicher Hyundai-Anforderungen.

Die Projektimplementierung war in zwei Phasen unterteilt, die die anfängliche Einrichtung und das Testen der Integration mit SAP beinhalteten, gefolgt von der Fertigstellung der Einrichtung und der vollständigen Implementierung.

Grundlegender Verarbeitungsprozess

Das Projekt führt eine integrierte Lösung zwischen SAP- und APS-Systemen ein, um den Prozess zu automatisieren und zu digitalisieren. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

  • Schnittstelle von SAP zu APS: Exportieren Sie automatisch eine Liste von Anbietern und deren Bankverbindungen mithilfe von XML-Dateien in die SaaS Cloud von APS.
  • Schnittstelle von APS zu SAP: Übertragen Sie eingehende Rechnungen mithilfe von gepaarten Dateien (PDF und XML) für jede Rechnung an SAP, sodass die Daten automatisch verarbeitet und importiert werden können.
  • Bearbeitung von Rechnungen in SAP: Rechnungen werden in SAP gespeichert und verarbeitet, sodass der Buchhalter über die nächste Vorgehensweise entscheiden kann, einschließlich der Auswahl der entsprechenden SAP-Transaktion für jede Rechnung.
  • Behebung von Fehlerzuständen: Manuelle Korrektur der Daten durch Buchhalter bei Bedarf und Integration fehlender oder falscher Daten in Standardprozesse.
  • Andere Anlagen: Die Möglichkeit, der Rechnung nach der Abrechnung zusätzliche Dokumente hinzuzufügen.
  • Eingehendes Rechnungsbuch: Einführung von Eingangsrechnungen zur besseren Rückverfolgbarkeit und Übersicht über den Bearbeitungsstatus.
  • Zugänglichkeit der angehängten Dateien: Ermöglichen Sie den Zugriff auf archivierte Rechnungen direkt von SAP aus.

Was haben wir in dem Projekt erreicht?

Die Implementierung von Tungsten AP Essentials in Zusammenarbeit mit SAP hat erhebliche Vorteile gebracht:

  • Erhöhte Klarheit: Das Unternehmen hat einen vollständigen Überblick über alle eingegangenen Rechnungen und deren Bearbeitung.
  • Reduzierung von Dokumentenverlusten: Rechnungen werden jetzt sofort an das digitale System übertragen, wodurch das Risiko ihres Verlusts ausgeschlossen ist.
  • Steigerung der Effizienz: Dank der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und der Integration mit SAP wurde der Arbeitsaufwand für die Bearbeitung eingehender Rechnungen der Buchhaltung um 60 Prozent reduziert.
  • Reduzierung der Fehlerquote: Die automatisierte und digitalisierte Rechnungsverarbeitung hat die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler im gesamten Prozess der Eingabe von Rechnungen zur Verarbeitung erheblich reduziert.

Aussage des Kunden

Alena Svrčková, Hauptbuchhalterin bei Hyundai, bestätigt das „Vor der Einführung des APS-Systems hatten wir keinen Überblick über alle im Unternehmen eingegangenen Rechnungen oder den Stand ihrer Bearbeitung, da einige Mitarbeiter Rechnungen nicht weitergeleitet haben, bevor sie bearbeitet wurden, um sie in die Eingangspost einzugeben. Durch die Implementierung dieses Systems können wir bereits alle eingegangenen Rechnungen sehen und sehen, in welchem Stadium der Bearbeitung sie sich befinden. Die Mitarbeiter haben keine Rechnungen mehr bei sich, weil sie wissen, dass sie das Dokument nur über SAP verarbeiten können, d. h. sie senden es immer an die entsprechende E-Mail, um es an das APS-System zu übertragen. Es gibt auch Situationen, in denen das Dokument irgendwo verloren gegangen ist, bevor es an die Buchhaltung übergeben wurde. Das System reduzierte auch den Arbeitsaufwand und die Fehlerquote, die mit der Eingabe von Daten aus Rechnungen verbunden waren. Wir gehen davon aus, dass wir die Arbeit der Buchhalter dank weiterer Verbesserungen bei der Abrechnung von abgeleiteten Rechnungen weiter rationalisieren werden. Dadurch wird das Überschreiben von Daten minimiert und die Arbeit somit effizienter gestaltet. “
Jan Macháček, Leiter des Finanzteams, fügt er hinzu „Wir schätzen, dass die Zahl der Arbeitskräfte um 60% sinkt. Die Fehlerquote war schon vor der Änderung minimal, aber das System ist fehlerresistenter. “

Fazit

Das Projekt zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung von Hyundai unter Verwendung von Tungsten AP Essentials und SAP-Technologien hat erfolgreich gezeigt, wie technologische Innovationen zu erheblichen Verbesserungen der Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung führen können.

Workshop zur Rechnungsstellung

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