Digitalizace dokumentů
Převádíme papírové i elektronické dokumenty do formy, se kterou můžete pohodlně vyhledávat, sdílet i dále pracovat. Navrhujeme procesy digitalizace tak, aby odpovídaly reálnému provozu: od výběru a nasazení skenerů, přes skenovací aplikaci a OCR, až po automatické pojmenování, třídění, ukládání a elektronické podepisování dokumentů. Největší přínos má tam, kde se dokumenty hromadí ve složkách a inboxech, často se ručně přejmenovávají, dohledávají nebo přepisují do systémů.
Digitalizace od A do Z
Postaráme se o celý řetězec převodu dokumentů – od výběru skenerů a nasazení aplikací až po integraci se systémy (DMS, ERP, SharePoint). Nemusíte skládat řešení od více dodavatelů ani řešit, kdo za co odpovídá.
Méně chyb a ruční práce
Dokumenty se automaticky pojmenují a doplní o data podle vašich pravidel, takže odpadá přepisování, přejmenovávání a dohledávání. OCR převede obsah do strukturované podoby, se kterou můžete dál pracovat.
Hladký tok dokumentů
Dokumenty se automaticky roztřídí, zařadí a předají do dalších systémů nebo konkrétním osobám. Když systém narazí na výjimku, zachytí ji a pošle ke kontrole.
Jasný přehled
V každém kroku je dohledatelné, co se s dokumentem stalo, kdy a kdo s ním pracoval.Máte tak kontrolu nad tokem dokumentů, nejen nad uloženými soubory.
Digitalizace od skenu k procesu
Často to končí u naskenovaného PDF. Bez pravidel a vazeb na systémy ale takový dokument zůstává izolovaný – a vše se dál řeší ručně. Navíc se objevují běžné výjimky: příloha je rozmazaná, chybí stránka, čárový kód je přelepený razítkem nebo dokument vypadá pokaždé trochu jinak.
Právě tady má digitalizace největší přínos – když neskončí u PDF, ale stane se řízeným krokem v procesu. U nás proto skenování není cíl, ale začátek. Dokumenty nejdřív zachytíme z různých zdrojů (skener, e-mail, složky), vytěžíme z nich potřebné údaje a zpracujeme je podle vašich pravidel (pojmenování, třídění, doplnění údajů). Následně je předáme tam, kde na ně navazuje další práce – do DMS, SharePointu nebo ERP, případně ke schválení či podpisu. Výsledkem je méně ručních zásahů, méně chyb a jasný přehled o tom, co proběhlo automaticky a co vyžaduje kontrolu.
V INFOMATIC k tomu používáme kombinaci nástrojů podle toho, jaké dokumenty zpracováváte, odkud přicházejí a kam mají pokračovat. Základem může být spolehlivé skenování a OCR, automatická práce s PDF z e-mailu a složek a navazující kroky jako třídění, export, workflow nebo podpis.
Nejdřív si společně ujasníme, jak má vypadat cílový stav: odkud dokumenty přichází, kdo s nimi pracuje, kam mají pokračovat, jaké údaje z nich potřebujeme získat a jaké výjimky jsou typické. Podle toho nastavíme pravidla a nasadíme kombinaci nástrojů tak, aby byla srozumitelná pro uživatele a dlouhodobě udržitelná pro IT.
Nejčastěji kombinujeme:
Dokumentové skenery – pomůžeme vám s výběrem vhodného zařízení a zajistíme servis a podporu v provozu.
Tungsten Express – skenovací aplikace v češtině pro rychlé skenování, OCR, indexaci a práci s čárovými kódy. Vhodná tam, kde potřebujete konzistentní výstupy ve větším objemu a bez ručních úprav.
MetaServer – automatické zpracování PDF z e-mailů a složek: rozpoznání typu dokumentu, pojmenování, vytěžení textu (přímo nebo přes OCR) a ukládání či export podle pravidel. Často se používá pro předávání dokumentů do systémů (např. SAP, SharePoint) nebo pro směrování příchozí pošty na konkrétní osoby.
Power PDF – pro standardizovanou práci s PDF: tvorba, konverze, úpravy nebo zabezpečení. Hodí se pro jednotlivce i týmy, které s PDF pracují denně.
Tungsten SignDoc – biometrický podpis pro situace, kdy podpis uzavírá nebo spouští proces (smlouvy, souhlasy, předávací protokoly). Auditní stopa umožní dohledat, jak podpis proběhl a kdy.
Výsledkem je řízený digitální tok dokumentů, který nezůstává u skenování, ale navazuje na vaše procesy, systémy i výjimky z praxe
Zachycení dokumentů
Dokumenty přijdou z různých zdrojů: papír (po naskenování), e-mail, složky nebo export z aplikací. Vstupy se sjednotí, aby se nic neztratilo v inboxu ani na disku.
Sken a import
U papíru zajistíme spolehlivé skenování a převod do prohledávatelného PDF. Kde je potřeba, doplníme čtení čárových kódů a indexaci, aby dokument nesl správná metadata (např. typ dokumentu, číslo, datum nebo přiřazení ke spisu/zakázce).
Automatické pojmenování a třídění
Podle typu dokumentu a obsahu se soubory automaticky pojmenují, roztřídí a připraví k dalšímu kroku. Pokud něco nesedí (nečitelný údaj, chybějící stránka, nejasný typ dokumentu), položka se předá ke kontrole s jasným kontextem.
Předání a přehled
Dokumenty a potřebné údaje se uloží nebo předají do navazujících systémů (např. SharePoint, SAP) a přiřadí se odpovědným lidem. V každém kroku zůstává dohledatelnost a jasný přehled o stavu. Pokud je potřeba, přidáme biometrický podpis jako součást procesu.
Naše technologie
Dokumentové
skenery
Pomůžeme vám vybrat a zprovoznit skenery podle vašich potřeb – pro kanceláře, velké podatelny nebo např. pro digitalizaci archivů a historických tisků. Vyznáme se ve všech typech skenerů od kancelářských přes produkční až po přenosné. Jsme výhradním distributorem skenerů RICOH a InoTec a oficiálním partnerem značky Canon. Klíčová je pro nás následná péče: máme vlastní servisní zázemí, zajišťujeme opravy i pravidelnou profylaxi a pomůžeme vám s nastavením tak, aby skenery běžely spolehlivě a bez výpadků. Technická podpora je vám k dispozici přes helpdesk nebo po telefonu. V případě potřeby vám zapůjčíme hardware i software na otestování.
Tungsten Express
rychlé skenování a indexace
Vysokorychlostní skenovací aplikace v češtině s detekcí čárových kódů a indexací. Zlepší kvalitu obrazu bez nastavování a vytěží údaje pomocí OCR i ICR.
MetaServer
rychlé skenování a indexace
Sleduje e-mailové schránky a složky a příchozí PDF automaticky pojmenuje, roztřídí a uloží podle pravidel. Rozpozná typ dokumentu a vytěží text, aby dokument mohl pokračovat dál do navazujících systémů.
Power PDF
uživatelsky příjemný editor
Cenově výhodné řešení se vším, co potřebujete k vytváření, konverzi, úpravám, sdílení a elektronickému podepisování souborů PDF.
Tungsten SignDoc
biometrický podpis
Podepisování na mobilu, tabletu i počítači bez tisku a skenování. Podpis je dohledatelný včetně auditní stopy a lze ho ověřit pomocí více metod. Řešení je v souladu s eIDAS.
Kde používají naše řešení?
Případové studie a výsledky našich projektů
Často kladené otázky
Zde najdete odpovědi na nejčastější dotazy ohledně digitalizace dokumentů a našich služeb.
Nejde jen o skenování papíru. Cílem je převést dokument do podoby, ve které se dá hledat, bezpečně sdílet a automaticky zpracovat: správné pojmenování, doplnění klíčových údajů (např. číslo, datum, dodavatel, spisové číslo, zakázka), třídění, uložení a případné předání do navazujících systémů nebo dalších kroků (např. schválení, evidence, archivace, podpis).
Nejčastěji pracujeme s naskenovanými papírovými doklady, e-mailem zaslanými PDF nebo složenými balíčky souborů. Řešení přizpůsobíme tomu, co reálně používáte – včetně různých typů příloh, formulářů nebo specifických výjimek.
Dokumenty ukládáme tam, kde s nimi dál pracujete – do DMS, SharePointu, ERP nebo jiných firemních systémů. Nejčastěji používáme API nebo exportní konektory. Pro specifické scénáře můžeme doplnit automatizované kroky podle vašich pravidel.
Začínáme krátkou konzultací a vzorky dokumentů. Typicky potřebujeme upřesnit zdroje (skeny, e-maily, složky), cílová umístění, pravidla pro pojmenování a třídění a požadavky na přístupová práva. První funkční scénář jde často spustit během týdnů – podle rozsahu, výjimek a integrací.
Náklady se odvíjí od rozsahu a způsobu nasazení – kolik typů dokumentů zpracováváte, odkud přicházejí, jaké výjimky potřebujete ošetřit a kam mají data pokračovat. Výslednou cenu ovlivní i výběr technologií (např. skenery, software, podpis), provozní požadavky a úroveň podpory. Rádi vám připravíme konkrétní odhad po krátké konzultaci.
Máte otázky?
Jsem tu pro vás
Tomáš Dolejš
CEO Infomatic
