Intelligentes Scannen von Dokumenten in Filialen und per Handy. Wir entwickeln eine digitale Poststelle in Generali Česká ovňa
Mitarbeiter sind vom Umschreiben von Daten überfordert
Fließt in Generali-Systeme der Tschechischen Versicherungsgesellschaft Tausende von Dokumenten am Tag von Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten. Um die Ordnung in allem aufrechtzuerhalten, beschloss das Unternehmen vor mehr als 20 Jahren, mit Hilfe der Software von Kofax zu digitalisieren.
2012 wählte uns die Versicherungsgesellschaft als Partner für fortgeschrittenere Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. „Zu dieser Zeit bearbeiteten Dutzende von Mitarbeitern Dokumente aus der ganzen Republik in Brünn. Aus heutiger Sicht war es sehr ineffizient. Die Person ging jedes Dokument durch und transkribierte beispielsweise anhand der Formulare Daten zu Versicherungsansprüchen in interne Systeme, sogenannte Indizes. Für jedes Dokument gab es Dutzende von Indizes, und zu dieser Zeit kamen täglich mehr als 20.000 Dokumente im Unternehmen an.“ beschreibt Tomáš Dolejš, CEO von InfoMatic.
Kunden aus neuen digitale Poststelle versprochen:
- schnellere Bearbeitung von Dokumenten,
- Verringerung des Fehlerrisikos bei manueller Bedienung,
- verbesserter Managementüberblick über den Dokumentenumlauf durch das Unternehmen
- und eine anspruchsvollere Stellenbesetzung für Mitarbeiter.
„Der Geschäftsszenario der Zusammenarbeit war damals 12% der neu ausgehandelten Verträge Auf dem Papier wird es dank des automatischen Bergbaus in Kofax in den internen Systemen von Generali geschlossen ohne menschliche Interaktion. “
— Tomáš Dolejš, Geschäftsführer von INFOMATIC
Generali ČP wollte die Lösung auf der Kofax Capture-Plattform aufbauen, die dies bereits ermöglichte Nahtlose Verbindung mit internen Systemen und Hardware um Dokumente zu scannen und Data Mining aus Dokumenten verschiedener Art.
Die Kofax-Plattform optimiert die Dokumentenverarbeitung
In der ersten Phase der Zusammenarbeit haben wir detailliert abgebildet:
- interne Systeme des Unternehmens (IT-Systeme und digitales Archiv, die nach Maß entwickelt wurden),
- verschiedene Kategorien von Dokumenten, die das Unternehmen verarbeitet,
- der Prozess der Vorbereitung von Dokumenten für die Digitalisierung,
- und die Prozesse, nach denen Dokumente im Unternehmen zirkulieren.
Das gemeinsame Ziel war, dass wir hat das Beste aus den nativen Funktionen von Kofax gemacht, und vermied so eine Vielzahl maßgeschneiderter Anpassungen. Dies macht die Plattform technisch nachhaltiger.
„Stellen Sie sich die digitale Poststelle von Kofax einfach als eine intelligente Softwareverbindung zwischen Scannern, einem Postboten, einem Webformular oder E-Mail-Postfach auf der einen Seite und internen Systemen auf der anderen Seite vor.
Das Dokument gelangt in das System — entweder von einem Mitarbeiter auf einem Multifunktionsgerät im Büro gescannt oder automatisch dorthin verschoben — und gemäß den festgelegten Regeln extrahieren die Algorithmen bestimmte Daten. Diese werden validiert und an ERP, DMS oder Archiv übertragen. Die Möglichkeiten, die Plattform zu verknüpfen oder einzurichten, sind im Wesentlichen grenzenlos.“ erklärt Doleysh.
Wir haben die digitale Poststelle für Generali ČP wie folgt konzipiert:
- Im Zentrum von Shared Services werden alle Dokumente gesammelt, die zuvor in der Poststelle des Unternehmens eingegangen sind.
- Mitarbeiter scannen Papierdokumente,
- Kofax extrahiert Daten aus Versicherungspolicen, Formularen oder Anträgen,
- Nach der Validierung durch den Benutzer werden die Daten automatisch in die internen Systeme übertragen, in denen die entsprechenden Mitarbeiter mit ihnen arbeiten.
- das digitalisierte Dokument reist gleichzeitig in das Archiv.
Wir waren an der Lieferung der Scanlinie beteiligt
Ein Teil der Lösung war auch Hardwarelieferung — Digitalisierungslinien für Mitarbeiter in Brünn. “Wir haben uns dafür entschieden Dokumentenscanner von Fujitsu und Inotecdie mit Kofax kompatibel sind, einfach zu bedienen sind und das Volumen der Dokumente, die an Generali fließen, mit einer Übersicht bewältigen„, fügt Doleyš hinzu. Und da bei der Digitalisierung Vorsicht geboten ist, haben wir uns mit Generali ČP zusammengeschlossen SLA-Vertrag für langfristigen Service.
Dank der funktionstüchtigen HW- und SW-Poststelle grundsätzlich Beschleunigte Dokumentenverarbeitung, Mitarbeiter erhielten die Aufgabe Arbeit mit höherem Mehrwert und die Versicherungsgesellschaft sehr Reagiert schneller auf Kundenanforderungen. “Während der Markteinführung hat die digitale Poststelle 5 Arten von Dokumenten durchsucht, schrittweise haben wir den Umfang auf 20 Typen erweitert und wir haben uns zusammen mit den Mitarbeitern von Generali ČP ständig gefragt, wie das Projekt so weit wie möglich weiterentwickelt werden kann.„, fügt Doleysh hinzu.
