Dank der Automatisierung über die Kofax-Plattform nimmt die Genehmigung von Rechnungen die Hälfte der Zeit in Anspruch und Meopta muss keine neuen Buchhalter einstellen.
Was früher eine Stunde dauerte, schaffen ihre Mitarbeiter jetzt in 30 Minuten. Sie vermieden es, das Buchhaltungsteam um ein Drittel zu erweitern und erhielten einen perfekten Überblick über den Rechnungsumlauf im Unternehmen. Erfahren Sie, wie wir Meopta — dem weltweit führenden Unternehmen in der Entwicklung und Herstellung optischer Geräte — bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt haben.
Mit Mikroskopen, Teleskopen oder anderen optischen Geräten hilft Meopta umfangreiches Lieferantennetzwerk. Für die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens bedeutet dies die Bearbeitung von rund 40.000 Rechnungen pro Jahr.
„Wir hatten einen komplexen Prozess, der die Beteiligung von Menschen in jeder Phase erforderte. Wir akzeptierten die Papierrechnung, der Mitarbeiter transkribierte die Daten in das ERP-System und übergab die physische Kopie der Rechnung zur Prüfung an den zuständigen Manager. Die genehmigte Rechnung ging dann zurück an die Buchhaltung, jemand bezahlte sie und die Papierkopie wurde archiviert.“ beschreibt Radim Klásek, IT-Direktor von Meopta.
Anzahl der Rechnungen aufgrund des Unternehmenswachstums jedes Jahr um 10% steigend. Daher stand das Management des Unternehmens vor der Entscheidung:
„Wir waren uns darüber im Klaren, dass die Mitarbeiter durch den Wegfall zeitaufwändiger Handarbeit mehr Platz für wertschöpfende Aktivitäten gewinnen würden. Und vor allem erkannten wir, dass wir Ordnung in den Prozess bringen mussten. Die Bearbeitung von Rechnungen nahm unnötig viel Zeit in Anspruch, es wurden Fehler gemacht und uns drohten Bußgelder, wenn wir verspätete Zahlungen an Lieferanten leisteten.“ erklärt Klásek.
Meopta vertrat die Ansicht, dass die Bearbeitung von Buchhaltungsbelegen Das ideale Testfeld für die schrittweise digitale Transformation des Unternehmens. „Wir brauchten eine Lösung, die mit den Automatisierungszielen des Unternehmens mitwächst“, erklärt der IT-Direktor und ergänzt andere Kriterien, nach denen Meopta Lieferanten ausgewählt hat:
Meopta hat sich für eine Softwareplattform entschieden Kofax Total Agility und wir von infoMatic als Lieferant. Die Lösung von Kofax lautet:
Um das Projekt zu beschleunigen, haben wir Meopta vorgeschlagen, unser Automatica DX-Tool zu verwenden.
„Wir hatten einen komplexen Prozess zur Genehmigung von Rechnungen, der die Beteiligung von Mitarbeitern in jeder Phase erforderte. Dank Kofax haben wir es durch eine moderne Lösung ersetzt, die Zeit spart und es Ihnen ermöglicht, den Weg zur Prozessautomatisierung in einer modernen Fabrik fortzusetzen. “
— Radim Klásek, IT-Direktor von Meopta
In der ersten Analyse haben wir die bestehenden Prozesse abgebildet und verifiziert, dass Automatica DX im Meopta-Ökosystem wirklich funktioniert.
Weil wir dank eines vorgefertigten Werkzeugs Sie haben kein vollständiges Fundament gebaut, konnten wir unsere volle Aufmerksamkeit den komplexeren Teilen des Projekts widmen, wie der Integration von Kofax TotalAgility mit dem ERP-System Microsoft Dynamics AX und dem Unternehmens-DMS Microsoft SharePoint.
Bearbeitung von Rechnungen in Meopta danke Automatisierung funktioniert heute so:
Der Manager kann die Rechnung sowohl vom Computer als auch vom Mobiltelefon aus genehmigen. Wenn etwas getan werden muss, wird das Dokument kommentiert und der betroffenen Person eine Benachrichtigung angezeigt. „Jeder im Unternehmen mag die Benutzererfahrung. Es ist einfach, mit dem System zu arbeiten.“ bewertet Klásek.
Umsetzung des Projekts dauerte eineinhalb Monate und vor dem geplanten Einsatz haben wir die Mitarbeiter von Meopta ausführlich geschult, damit sie sofort mit dem System arbeiten konnten.
„Ich möchte den reibungslosen Ablauf des Projekts schätzen. Unser Projektteam traf sich wöchentlich mit Mitarbeitern von InfoMatic und wir besprachen einzelne Aufgaben — es war immer klar, wer für einen bestimmten Output verantwortlich war. Für mich war es wichtig, dass der Auftragnehmer das Projekt fest im Griff hatte und bei der Integration mit ERP oder der Schulung meiner Kollegen auch auf kleinste Details achtete.“ beschreibt den IT-Direktor von Meopta.
Automatisierung über ADX und Kofax TotalAgility beschleunigte die Genehmigung von Rechnungen um die Hälfte — bei 40.000 Rechnungen pro Jahr bedeutet das Hunderte von Stunden pro Monat. Meopta kehrte dank des Projekts ebenfalls ausführlich zurück Überblick über den Dokumentenfluss. „Dadurch gehen uns die zeitkritischen Rechnungen nicht aus und wir geraten nicht in unnötige Schwierigkeiten.“ kommentiert Klásek.
„Das Volumen der eingegangenen Rechnungen wächst weiter. Aber die Mitarbeiter kommen mit dem neuen System zurecht und haben mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten. Dank des Projekts hat Meopta den Anstieg der Lohnkosten für neue Buchhalter vermieden.“ hebt den IT-Direktor hervor.
Zusammen mit Meopta planen wir:
„Unser langfristiges Ziel ist es, Prozesse von Papier auf digitale Systeme umzustellen. Und genau dabei hilft uns unsere Zusammenarbeit mit INFOMATIC. Dank intelligenter Automatisierung und Kofax-Produkten sind wir auf dem besten Weg, eine wirklich moderne Fabrik zu werden.“ schließt Klásek ab.
